会社に勤めていると電話対応をする場面が必ずやってきますが、中には新入社員や後輩が電話を頑なに取ろうとしないで悩んでいる人もいるでしょう。
そこで今回はそんな人向けに電話を取らない新人や後輩にイライラする時の対処法を紹介します。
ぜひ参考にしてください。
目次
電話を取らない新人や後輩にイライラする時の対処法
徹底的に注意する
最近では新人のマナー研修に電話対応が入らないことも多く、世代によっては「自分達が電話を取るべきだ」という意識が薄れつつあります。
ですので本人達にそういった意識を持たせるためにも、これを機に注意することが必要です。
また注意するといっても一度ではなく、何度もするのが大切です。
一度だけでは注意した直後は改善が見られても、時間が経つにつれて「電話を取ろう」という意識が薄れていってしまいます。
ですのでこういったことは一度注意して「一回言ったのになんで取らないの…」とそれっきりにするのではなく、言われなくても無意識に動けるぐらいに身体に覚えさせるつもりで徹底的に指導するように努めるといいでしょう。
電話対応を任せる
電話を取るのを躊躇うのは電話対応が苦手だったりもありますが、それ以外にも「自分が出なくても誰かが電話を取るだろう」という人任せの考えがよぎってしまうというのも原因の1つ。
そのためあらかじめ「今日は電話取らないから後輩さんが代わりに取ってね」と宣言したり、電話が鳴ってもあえて出ないなど新人や後輩が電話を取らざるをを得ない状況を作り出すことで、そういった甘えた考えを断ち切らせて電話対応に向き合わせるという方法もいいでしょう。
やり方は強引ですが無理矢理電話を取らせることで、電話対応に対する意識は口で注意するよりも改善していくはずです。
褒める
新人や後輩が会社の電話を中々取らないという時は褒めるのも手です。
たとえば
「よくできたね」
「電話対応ばっちりじゃん」
「よく電話をかけてくる○○さんが褒めてたよ」
といった感じですね。
誰でも褒められるのは嬉しいものですし、働いていると怒られることに対して褒められることはどうしても少なくなりがち。
特に新人の時は尚更です。
ですのでそんな中で褒めてもらえるというのはとても嬉しく、「今度からはもう少し電話対応に積極的に取り組もうかな」という気にもなります。
上の人に相談する
もしもこれまで紹介したような対処法も全て行い、それでもなお改善する見込みがない場合は上の人に相談するのもいいでしょう。
上の人とは職場の先輩や上司などですね。
相談することで上の人から注意してもらえたり、これを機に会社の体制を見直すきっかけにもなります。
またこの際はただ「○○さんが何度言っても電話を取ってくれないのですが…」と言うよりも、「誰も電話を取らないので電話対応に追われて、仕事が捗らないのですが…」と電話を取らない人がいることで業務に支障が出ているとアピールするのがポイントです。
こういった言い方をされると無視するわけにはいきませんからね。
もしもそれでもダメであれば、更に上の人に相談するといいでしょう。
仕事に関係があるのであればどれだけ上の立場の人でもそのことについて相談するのはおかしくありません。
新人や後輩が電話を取るべきという考えを改める
世の中には電話対応は後輩や新人が取るべきという風潮は確かにあります。
ですが会社でルールとして決められているのでなければあくまでもそれは風潮に過ぎないため、後輩や新人が必ず電話対応しなければいけないというわけではありません。
先輩や上司でも電話に出られる人が出てもいいはずです。
ですのでこれを機に「新人や後輩が電話を取るべき」という考えるのではなく、「電話対応は誰が取ってもいい」「電話対応は自分の仕事」といったように考えを改めるといいでしょう。
あまりにもその風潮に固執しすぎると、ルールとして決まっているわけではないのに「なんで後輩なのに電話取らないの」とストレスに思う場面が多くなってしまいます。
同じ事実でも考え方や心構えを変えるだけでも気の持ちようは変わってくるものです。
電話を取らない後輩や新人への対処法まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回紹介した対処法を使い、電話を取らない後輩や新人を上手に扱っていきましょう。
